Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie szkoleń z zakresu podstaw zarządzania projektami dla studentów Politechniki Poznańskiej

Zapytanie ofertowe naprzeprowadzenie szkoleń z zakresu podstaw zarządzania projektami dla studentów Politechniki Poznańskiej

Przedmiot zamówienia zostanie wykonany na potrzeby członków Koła Naukowego Inżynierów Transportu Publicznego Politechniki Poznańskiej, zgodnie z założeniami projektu „Podniesienie kompetencji członków Koła Naukowego Inżynierów Transportu Publicznego w zakresie budowy pojazdów szynowych i w zawodach Railway Challenge” (umowa o dofinansowanie nr MNiSW/2024/DPI/455) finansowanego ze środków projektu niekonkurencyjnego pt. „Wsparcie studentów w zakresie podniesienia ich kompetencji i umiejętności” realizowanego przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Tryb udzielania zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone w trybie zapytania ofertowego zgodnie 
z zasadą konkurencyjności określoną w podrozdziale 3.2 Wytycznych kwalifikowalności wydatków dla EFS+, z wyłączeniem obowiązku korzystania z Bazy Konkurencyjności (BK2021).

1. Zamawiający
   1. Nazwa i adres zamawiającego:
      Politechnika Poznańska, pl. Marii Skłodowskiej-Curie 5, 60-965 Poznań, Polska,
      NIP: 7770003699
   2. Osoba do kontaktu:
      Kierownik projektu: Mateusz Jüngst, mateusz.jungst@put.poznan.pl,
      +48 504 402 559
      Centrum Spraw Studenckich, css.knios@put.poznan.pl
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 
   1. Rodzaj zamówienia:
      Usługa
   2. Nazwa i kod wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
      • 80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe 
        • 80500000-9 Usługi szkoleniowe
          • 80510000-2 Usługi szkolenia specjalistycznego
          • 80530000-8 Usługi szkolenia zawodowego
3. Przedmiot zamówienia

   1. Skrócony opis przedmiotu zamówienia

      Celem zamówienia jest przeprowadzenie szkolenia z zakresu zarządzania projektami, w którym udział będzie mogło wziąć 10 osób. Szczegółowe wymagania dotyczące rodzaju oraz minimalnej tematyki szkolenia, czasu trwania a także formy szkolenia zawarte są w poniższej tabeli.

      WYSZCZEGÓLNIENIE	WYMAGANIA
      Nazwa szkolenia	Podstawy zarządzania projektami
      Liczba uczestników	10
      Forma	online
      Język szkolenia	polski
      Czas trwania	2 dni (min. 14 godzin zegarowych)
      Egzamin	Oficjalny egzamin certyfikujący przeprowadzony w formie zdalnej
      Zakres szkolenia:	Definicja projektu Metody i narzędzia zarządzania projektami Etapy zarządzania projektami Przygotowanie i planowanie projektu Narzędzia planowania Zarządzanie ryzykiem Komunikacja w projekcie Realizacja i zakończenie projektu

      Podany zakres każdego szkolenia jest minimalny, a jeżeli osobne przepisy lub wymagania związane z danym certyfikatem tego wymagają, zakres powinien zostać odpowiednio dostosowany do ww. wymagań. W każdym przypadku, w którym uzyskanie wymaganego przez Zamawiającego certyfikatu wymaga odbycia minimalnej liczby godzin, przeprowadzone szkolenie powinno spełniać takie wymagania. 

      Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia wymiaru zamówienia, w szczególności w wyniku wprowadzonych zmian do umowy o dofinansowanie i/lub wniosku o dofinansowanie realizowanego projektu, rezygnacji uczestników projektu z dalszego udziału w projekcie, jak również w sytuacjach, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia wartości zamówienia, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia określonego pierwotnie w umowie.

   2. Szczegółowe wymagania dotyczące miejsca, w którym będzie prowadzone szkolenie
      1. Szkolenie powinno być prowadzone w formie zdalnej, z możliwością uczestnictwa z dowolnego miejsca na terytorium Polski, pod warunkiem posiadania przez uczestników dostępu do internetu.
   3. Termin realizacji szkolenia 
      1. Termin realizacji szkolenia zostanie ustalony pomiędzy stronami po podpisaniu umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Szkolenie będzie musiało zostać zrealizowane nie później niż do 13.06.2025 r. Termin podpisania umowy planowany jest na maj 2025 r.
   4. Pozostałe informacje – Zakres usługi obejmuje:
      1. Rzetelną i terminową, zgodną z wymogami projektowymi realizację szkoleń, w tym prowadzenie dokumentacji, w szczególności opracowanie materiałów szkoleniowych, prowadzenie list obecności, przeprowadzanie testów/ ankiet ex ante i ex post, przygotowanie zestawienia wyników testów wiedzy, przedstawienie Zamawiającemu programów nauczania i potwierdzeń odbioru przez uczestników materiałów szkoleniowych, z uwzględnieniem dodatkowych wymagań Zamawiającego zgłaszanych podczas zajęć, dotyczących indywidualnych potrzeb uczestników, programu, zawartości merytorycznej i sposobu prowadzenia.
      2. Informowanie uczestników projektu o współfinansowaniu wsparcia przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
      3. Zapewnienie ochrony danych osobowych uczestników szkolenia zgodnie z RODO oraz przetwarzania tych danych jedynie w zakresie niezbędnym dla potrzeb realizacji zamówienia.
      4. Zapewnienie pełnego dostępu do urządzeń, obiektów, pomieszczeń i terenów realizacji zamówienia, dostępu do związanych z zamówieniem systemów informatycznych, za pomocą których realizowane są szkolenia na żądanie Instytucji Pośredniczącej, instytucji nadzorujących prawidłowość realizacji projektu Zamawiającego oraz innych podmiotów uprawnionych.
      5. Usługa musi być́ realizowana zgodnie z dokumentem: „Materiał informacyjny dotyczący pomiaru wskaźnika rezultatu”, opublikowanym na stronie Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Dokument stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

   5. Rodzaj certyfikacji:
       

      Nabycie kwalifikacji lub kompetencji musi spełnić definicje i warunki określone w dokumencie: „Materiał informacyjny dotyczący pomiaru wskaźnika rezultatu”, opublikowanym na stronie Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, który opracowany został na podstawie załącznika nr 2 do Wytycznych w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2021-2027 oraz Listy Wskaźników Kluczowych 2021-2027 – EFS+ dostępnej pod adresem: https://www.ewaluacja.gov.pl/strony/monitorowanie/lista-wskaznikow-kluczowych/lista-wskaznikow-kluczowych-efs/.

      W szczególności:

      • każde szkolenie kończy się wystawieniem certyfikatu, który ma potwierdzać uzyskanie kompetencji, według wzoru ustalonego z Zamawiającym. W każdym przypadku certyfikat musi spełniać warunki określone w Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.
      • potwierdzenie nabycia kompetencji powinno uwzględniać następujące po sobie etapy 
        • Wzorzec: określony przed rozpoczęciem szkolenia standard wymagań, tj. efektów uczenia się, które osiągną Uczestnicy i Uczestniczki w wyniku przeprowadzonych działań (wraz z informacjami o kryteriach i metodach weryfikacji tych efektów).
        • Ocena: przeprowadzenie weryfikacji na podstawie kryteriów opisanych we wzorcu po zakończeniu szkolenia, przy zachowaniu rozdzielności funkcji pomiędzy procesem kształcenia i walidacji (np. walidacja jest prowadzona przez zewnętrzny podmiot w stosunku do instytucji szkoleniowej lub w jednej instytucji szkoleniowej proces walidacji jest prowadzony przez inną osobę aniżeli proces kształcenia).
        • Porównanie: porównanie uzyskanych wyników etapu Ocena z przyjętymi wymaganiami (określonymi na etapie Wzorzec) po zakończeniu szkolenia. Nabycie kompetencji potwierdzone jest uzyskaniem dokumentu zawierającego wyszczególnione efekty uczenia się odnoszące się do nabytej kompetencji (certyfikatu).
   6. Do udziału w szkoleniach zakwalifikowani będą osoby spośród studentek/studentów Politechniki Poznańskiej. Kwalifikacji uczestniczek/uczestników projektu do udziału w szkoleniach dokona Zamawiający.
4. Wymagania dotyczące ośrodka realizującego szkolenie
   1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
      1. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
      2. posiadają pełną zdolność do czynności prawnych lub korzystają z pełni praw publicznych; 
      3. są uprawnieni do wykonywania działalności określonej w zapytaniu ofertowym, jeżeli jest to wymagane przez prawo;
      4. nie podlegają wykluczeniu z Postępowania o udzielenie zamówienia.
      5. posiadają certyfikat zgodności z normą jakości ISO 9001, potwierdzający wdrożenie i stosowanie systemu zarządzania jakością w zakresie realizowanych usług lub certyfikat standardu usług szkoleniowo-rozwojowych SUS 2.0. Kopię aktualnych certyfikatów należy załączyć do oferty.
      6. posiadają wpis do Rejestru Instytucji Szkoleniowych.
   2. Wykonawcy, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu opisanych przez Zamawiającego, winni złożyć wymagane dokumenty i oświadczenia:
      1. wypełniony i podpisany przez Wykonawcę formularz ofertowy obejmujący wycenę wszystkich szkoleń zgodnie ze specyfikacją przedmiotu zamówienia (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego). Nie dopuszcza się składania ofert częściowych;
      2. oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu wymagań wskazanych w rozdziale III i IV, (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego); Zamawiający dodatkowo we własnym zakresie zweryfikuje wpis w publicznym rejestrze – Rejestrze Instytucji Szkoleniowych.
      3. oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych (wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego „Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych”); 
      4. Pozostałe oświadczenia i dokumenty wynikające z wymogów opisanych w rozdziale IV.a.
   3. Złożone oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnienie warunków udziału w postępowaniu najpóźniej w dniu upływu terminu na złożenie oferty. 
   4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana poprzez sprawdzenie czy złożone przez Wykonawcę dokumenty i oświadczenia potwierdzają spełnienie poszczególnych warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z formułą „spełnia - nie spełnia”. Z załączonych dokumentów powinno wynikać w sposób jednoznaczny, że Wykonawca te warunki spełnia.
   5. Niespełnienie chociażby jednego z ww. warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Wykluczenie Wykonawcy z postępowania może nastąpić na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia. 
   6. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. O wykluczeniu z postępowania Zamawiający zawiadamia Wykonawcę, podając uzasadnienie wykluczenia.
5. Podstawy wykluczenia z udziału w postępowaniu
   1. postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, którzy:
      1. nie spełniają warunków udziału w postępowaniu określonych w Sekcji III i IV;
      2. nie spełniają warunków udziału w postępowaniu dotyczących przedłożenia wymaganej dokumentacji (oferta niekompletna);
      3. złożyli ofertę po terminie;
      4. wyrządzili istotną szkodę zamawiającemu w okresie 3 lat (licząc od dnia upublicznienia zapytania ofertowego) poprzez nie wypełnienie uzgodnionego przedmiotu zamówienia lub wykonanie go bez należytej staranności;
      5. są poddani procesowi likwidacyjnemu;
      6. zostali prawnie skazani za przestępstwo popełnione w celu uzyskania korzyści finansowych (dotyczy osób fizycznych);
      7. zostali skazani za uzyskanie korzyści finansowej z działalności przestępczej (osoby fizyczne, osoby prawne, pozostałe podmioty zdolne do wykonania przedmiotu zamówienia);
      8. wykonywali czynności bezpośrednio związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Wykonawców nie utrudni uczciwej konkurencji;
      9. złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
      10. podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę i służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507).
   2. Z udziału w postępowaniu wykluczeni są Wykonawcy powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
      1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
      2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub z przepisów dotyczących zasad realizacji projektu objętego Zapytaniem Ofertowym,
      3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
      4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli,
      5. lub jakiekolwiek inne powiązania mogące skutkować powstaniem konfliktu interesów przy udzieleniu zamówienia i naruszeniem zasady konkurencyjności. W przypadku ujawnienia się powiązań kapitałowych lub osobowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym, zamówienie nie może być Wykonawcy udzielone.
6. Sposób przygotowania oferty
   1. Ofertę należy przygotować na formularzu stanowiącym Załącznik 2 do Zapytania Ofertowego „Formularz Oferty”.
   2. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego oraz zawierać wszystkie wymagane załączniki wskazane w Rozdziale X.
   3. Oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Oferta niepodpisania zostanie uznana za nieważną i zostanie odrzucona.
   4. Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w języku polskim.
   5. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert może zmienić lub wycofać złożoną ofertę.
   6. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni począwszy od dnia upływu terminu składania ofert. Termin związania ofertą może ulec wydłużeniu, za zgodą Zamawiającego.
   7. Cena podana w formularzu ofertowym powinna zawierać w sobie wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. Jeśli cena podana w ofercie będzie wyrażona w innej walucie niż złoty polski to zostanie ona przeliczona przy zastosowaniu średniego kursu sprzedaży ogłaszanego przez NBP, obowiązującego w ostatnim dniu składania ofert.
   8. Zamawiający zastrzega możliwość, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, wprowadzenia zmian lub uzupełnienia Zapytania Ofertowego. 
   9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub unieważnienia postępowania ofertowego w całości lub w części w dowolnym terminie bez podania przyczyny i nie wybrania żadnej oferty, a także w przypadku kiedy:
      1. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający ma przewidzianą na sfinansowanie tego zadania w budżecie projektu i nie ma możliwości zwiększenia tej kwoty,
      2. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie udzielenia zamówienia
      3. uniemożliwiona jest realizacji zamówienia spowodowana siłą wyższą,
      4. nastąpi rozwiązanie umowy o dofinansowanie realizacji Projektu, zawartej pomiędzy Zamawiającym a Instytucją Pośredniczącą,
      5. zamawiający uzna, że dalsze prowadzenie postępowania za nieuzasadnione wskutek wystąpienia innych okoliczności,
      6. w każdym innym przypadku przewidzianym w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz w przepisach obowiązującego prawa.
   10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Kryteria i sposób oceny oferty 
   1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający kierować się będzie jednym kryterium oceny ofert tj.: Cena całkowita brutto, biorąc pod uwagę cenę całkowitą za realizację przedmiotu zamówienia opisanego w Rozdz. II, III, IV Zapytania Ofertowego na podstawie informacji przedstawionych przez Wykonawcę w Formularzu oferty.
   2. Wartość punktowa w niniejszym kryterium zostanie obliczona w następujący sposób:
      
   3. Punktacja będzie podawana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
   4. W wyniku dokonanej oceny wg kryteriów wskazanych w ust. 1, oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów.
   5. Za najkorzystniejszą ekonomicznie i jakościowo zostanie uznana oferta, która nie podlega odrzuceniu oraz w toku oceny uzyska największą liczbę punktów.
   6. Cena musi być podana w złotych polskich lub w innej walucie niż PLN.
   7. Cena musi być podana liczbowo, do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie.
   8. Podana cena musi obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (w tym od towarów i usług). W przypadku osób fizycznych realizujących przedmiot zamówienia na podstawie umowy cywilno-prawnej zawartej bezpośrednio z Zamawiającym, podana cena powinna uwzględniać całkowity koszt brutto umowy cywilno-prawnej oraz koszty jakie wystąpią po stronie pracodawcy z tytułu zawarcia i wykonania niniejszej umowy (jeśli dotyczy).
   9. Wszystkie inne koszty jakie poniesie Wykonawca przy realizacji zamówienia, a nie uwzględnione w cenie oferty nie będą przez Zamawiającego dodatkowo rozliczane.
   10. Jeśli cena podana w ofercie będzie wyrażona w innej walucie niż złoty polski to zostanie ona przeliczona przy zastosowaniu średniego kursu sprzedaży ogłaszanego przez NBP, obowiązującego w ostatnim dniu składania ofert.
   11. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawców elektronicznie na adres e-mail, z którego została przesłana oferta lub na adres e-mail wskazany w ofercie.
8. Miejsce, termin oraz sposób składania ofert 
   1. Oferta wraz z załącznikami powinna być przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: mateusz.jungst@put.poznan.pl
   2. Termin składania ofert upływa dnia: 19 maja 2025 r. 
   3. Za dzień złożenia oferty uznaje się termin wpływu oferty na adres e-mail Zamawiającego.
   4. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
   5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wydłużenia terminu składania ofert. W takim przypadku Zamawiający każdorazowo zamieści stosowną informację w miejscu publikacji Zapytania Ofertowego.
9. Istotne postanowienia umowy:
   1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia wymiaru zamówienia, w szczególności w wyniku wprowadzonych zmian do umowy 
      o dofinansowanie/ wniosku o dofinansowanie realizowanego projektu, rezygnacji uczestników projektu z dalszego udziału w projekcie, jak również w sytuacjach, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia wartości zamówienia, w wysokości nieprzekraczającej 50% wartości zamówienia określonego pierwotnie w umowie.
   2. Wykonawca zobowiązany jest do właściwego, zgodnego z zasadami, profesjonalizmem, rzetelnością oraz terminowego wykonania przedmiotu umowy, z zachowaniem najwyższej staranności, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, złożoną ofertą i postanowieniami umowy oraz stosownymi przepisami prawa.
   3. Wykonawca zobowiązany jest do zagwarantowania ochrony danych osobowych uczestników szkolenia oraz przetwarzania tych danych jedynie 
      w zakresie niezbędnym dla potrzeb realizacji zamówienia.
   4. Wykonawca zobowiązany jest rozpoczęcia zajęć od przekazania uczestnikom informacji w zakresie: nazwa projektu, źródła finansowania, termin realizacji zajęc, współfinansowania projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus.
   5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić pełen dostęp do urządzeń, obiektów, pomieszczeń i terenów realizacji zamówienia, dostępu do związanych 
      z zamówieniem systemów informatycznych, za pomocą których realizowane są szkolenia na żądanie Instytucji Pośredniczącej, instytucji nadzorujących prawidłowość realizacji projektu Zamawiającego oraz innych podmiotów uprawnionych.

10. Załączniki

    Załącznik nr 1 - „Materiał informacyjny dotyczący pomiaru wskaźnika rezultatu”

    Załącznik nr 2 - Formularz oferty

    Załącznik nr 3 – Zestawienie cen jednostkowych przedmiotu zamówienia

    Załącznik nr 4 - Oświadczenie Wykonawcy

    Załącznik nr 5 - Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych